Por Alberto Loyola*
Para hacer que las cosas sucedan y lograr cumplir objetivos, muchas veces es necesario que tengamos que organizar reuniones de trabajo. En ocasiones sucede que llegamos a estas reuniones sin tener claro que es lo que se va revisar o cual es el objetivo común. En otros casos, somos invitados sin tener claro nuestro rol en dicha actividad. Algunos aparecen 10 – 15 minutos tarde y desperdiciamos valioso tiempo que podría ser empleado de mejor manera en otras funciones. A continuación comparto con ustedes 5 pasos necesarios para tener reuniones efectivas:
1. Organizar la agenda. Si eres el organizador de la reunión invierte tu tiempo en la planificación del mismo. Un claro problema de muchas reuniones es la falta de claridad en los objetivos. Si usted no está seguro de que es lo que quiere lograr con la reunión programada, tenga la seguridad que simplemente desperdiciará su tiempo y el de sus compañeros de trabajo. Invierta su tiempo en definir el objetivo y roles de cada uno de los participantes. Si cuenta con una presentación, revise a detalle cada aspecto y presente sus alternativas de solución y solicite el apoyo que requiera de los asistentes de la reunión.
2. Lista de participantes. Revise cuidadosamente la lista de asistentes. Hágase la siguiente pregunta: ¿Quienes realmente debe necesitar para que el objetivo de la reunión se alcance?. ¿Puede alguno de los tentativos participantes recibir un e-mail resumen o darle una llamada?. En el caso estés liderando un proyecto cross-funcional deberás asegurarte que tengas a un representante de cada área y verificar la diferencia horaria si es que los miembros del equipo trabajan en diferentes lugares del mundo.
3. Tiempo de la reunión. Establece la reunión en la mitad del tiempo planeada originalmente. Si planeas una reunión para 1 hora, seguramente emplearás la hora completa para terminar pero considerando conversaciones no relacionadas al objetivo de la reunión. Estoy seguro que si reduces el tiempo en 30 minutos estarás con la presión de cubrir todos los puntos y será más efectivo. En el caso que sean varias personas que tendrán que exponer diferentes puntos, asigna tiempo para cada una de ellas y lleva el control. Asimismo, verifica los sistemas de comunicación por anticipado si es que fuera necesario una video conferencia para comunicarse con otros miembros del equipo.
4. Sé puntual. Generalmente en muchos casos citamos a reuniones a una hora específica y por costumbre solemos empezar 5,10 o hasta 15 minutos tarde. Generando disconformidad para las asistentes que llegaron temprano a la reunión. Si no están presentes todos los asistentes, empieza la reunión en punto, estoy seguro que conforme lleguen el resto de los participantes, ellos se pondrán al día de las actividades o tareas que habrá que completar. Esto es algo muy positivo para el organizador de la reunión ya que en futuras reuniones los participantes sabrán que empiezas la reunión en punto y serás respetado por el mismo.
5. Construye consenso. Si tienes una presentación, asegúrate que los participantes claves hayan tenido la oportunidad de revisar el resumen ejecutivo para evitar cualquier tiempo de discrepancia o anticiparte a futuras preguntas que pudieran aparecer. Esto es clave a todo nivel profesional, antes de la reunión, invierte tiempo durante la semana en hacer esa parte “política” de pedir feedback u opinión de tu presentación. Si hay un presupuesto que revisar, asegúrate que las cifras estén correctas y si es posible revísalo con tu jefe inmediato o con el área de finanzas. Recuerda que cada vez que te paras al frente a sustentar algún tema, tu imagen y marca personal están en juego.
Finalmente, la pregunta central será: ¿Realmente necesito agendar una reunión?. Recuerda que el tiempo que les ahorres a los participantes será tiempo invertido en otras actividades de negocio, generando así mayor productividad a favor de la empresa.
Espero que el artículo sea de utilidad. Cualquier consulta a su servicio.
*Alberto Loyola es HR Advisor para America Latina en Parker Drilling Inc con base en Houston-Texas y consultor en estrategia de recursos humanos con Maestría en Recursos Humanos por CENTRUM & EADA y certificado por el Advanced Human Resources Executive Program – University of Michigan, Ross School of Business, y candidato al MBA Ejecutivo- The University of Texas- Austin, Mccombs Business School. Profesor asociado de la UPC. Alberto ha liderado en Latinoamérica el desarrollo de capacidades organizacionales a través despliegue de estrategias de aprendizaje, sistemas de talento y sucesión, proyectos de transformación organizacional, comunicaciones y relaciones laborales, en empresas como PepsiCo Foods, Duke Energy,Goodyear y la SUNAT. Fundador de la Red de Profesionales de Recursos Humanos de la Universidad de Lima. A través de este blog busco llenar un espacio de discusión y compartir prácticas de recursos humanos para el mejor entendimiento y gestión de personas en las organizaciones.
Semana Económica
Es correcto los pasos para tener una reunión de trabajo sea un éxito, seria muy importante que a todo nivel de las empresas se toma en consideración estas pasos, felicitaciones por el gran aporte Alberto.