Cinco estrategias para reducir las distracciones en la oficina

• La evidencia de la fragilidad de nuestra atención sigue aumentando. Un teléfono que suena afecta la productividad, pero incluso una pequeña vibración puede imponer una sustancial carga cognitiva. ¿Qué hacer?

Malas noticias para el autoproclamado ‘mil oficios’: las investigaciones continúan desacreditando el mito de que usted puede realizar más de una tarea a la vez de forma productiva. El cerebro humano simplemente no está diseñado para funcionar de esta manera. El intento de dividir su concentración aumenta el estrés y disminuye el rendimiento.

Sin embargo, desafortunadamente la mayoría de los lugares de trabajo no son propicios para la concentración. Están llenos de interrupciones urgentes y atractivas que reducen nuestra capacidad de prestar atención de una manera que produzca tanto resultados de alta calidad como un compromiso satisfactorio.

La evidencia de la fragilidad de nuestra atención sigue aumentando. Un teléfono que suena afecta la productividad, pero incluso una pequeña vibración puede imponer una sustancial carga cognitiva. Y si eso no fuera suficiente, otros estudios muestran que solo la presencia de un teléfono socava nuestro enfoque y debilita las conexiones interpersonales.

Las persistentes interrupciones se vuelven especialmente insidiosas cuando no somos conscientes de la poderosa función que nuestro entorno desempeña en la formación de nuestros pensamientos, estados de ánimo y opciones. Yo llamo a esto estar inconsciente del medio ambiente. Piense en la última vez que leyó un libro en un vuelo. A medida que el sol se ocultaba y la cabina se oscurecía, usted empezó a esforzarse por ver las palabras en la página. El cambio gradual en su entorno sucedió fuera de su conciencia sin activar la corrección obvia: encender la luz del techo.

Las actuales interrupciones en la oficina parecen igualmente subliminales. Por ejemplo, las campanadas de alerta de correo electrónico desencadenan sentimientos de ansiedad y curiosidad. Con el fin de aliviar esa ansia, muchas personas se ‘desenganchan’ de una tarea más importante para revisar su bandeja de entrada o teléfono. Si bien las personas quizás no disfruten de esta interrupción, pocas se detienen a considerar que pueden controlarla silenciando el teléfono –o mejor aún, silenciando el teléfono y guardándolo en un bolso o cajón, fuera de la vista.

Si apretar los dientes y tratar de ignorar las molestosas interrupciones no funciona, HBR comparte a continuación cinco maneras de tomar el control de su entorno de modo que no lo controle a usted.

1. Monitoree las emociones. Pruebe este pequeño experimento: Las próximas 10 veces que usted permita ser interrumpido, deténgase y pregúntese, “¿Qué estaba sintiendo justo antes de que cambié de actividad?” La mayoría de nuestras interrupciones son respuestas adictivas –tácticas aprendidas para evitar emociones incómodas.

En un pequeño experimento, le pedí a estudiantes universitarios que anoten sus interrupciones, y he encontrado que más del 90% de los cambios de tareas fueron una respuesta a sentimientos de ansiedad, aburrimiento o soledad. Ser más conscientes de los motivos detrás de su respuesta a atractivas interrupciones le ayudará a desarrollar estrategias saludables para manejar sus sentimientos y para resistirse a atender esa alerta de correo electrónico o teléfono.

2. Tome las victorias fáciles. La ansiedad inconsciente acerca de las tareas incompletas también lo puede hacer vulnerable a la distracción. En lugar de dejar que la preocupación tome el control, intente concentrarse con simplemente eliminar de su lista de pendientes algunas tareas que generan mucha ansiedad pero a la vez tienen baja complejidad. Cualquier cosa en su lista de tareas que está sin terminar atrae su atención. Y lo interesante es que, como David Allen señala en su libro Getting Things Done, las tareas de baja complejidad atraen de manera desproporcionada esa reserva finita de atención.

Por ejemplo, “Encontrar una cura para el cáncer”, atrae su atención más que “preparar una cita de almuerzo con el jefe”. Sin embargo, esta última tarea tiende a atraer más atención de lo que merece. Por lo tanto, libere energía mental al simplemente eliminar cualquier tarea que dure menos de dos minutos en terminar antes de centrarse en la cura para el cáncer.

*3. Estructure la soledad. Hágase de tiempo y espacio para enfocarse. Conozca cuáles son sus momentos más productivos en el día, luego programe bloques de tiempo para realizar un trabajo concentrado en tareas complejas. Y no solo programe el tiempo: cree un ritual en torno a la construcción de un espacio tranquilo. Apague los teléfonos, alertas e incluso el acceso a internet, si es posible. Otórguese un oasis temporal y espacial y luego disfrute ese espacio. Al principio, puede experimentar ganas de rendirse (ver #1 arriba). Pero aférrese a este hábito.

4. Ejercite su músculo de la atención. La atención es un músculo, y el atractivo de las interrupciones es evidencia de atrofia o subdesarrollo. Pero mientras el músculo crezca más fuerte, más tiempo podrá concentrarse en una tarea. Carl Sandburg comparte una historia relevante en su libro Abraham Lincoln. Un observador vio a Lincoln sentado en un tronco, perdido en sus pensamientos mientras luchaba con un problema especialmente molesto. Horas más tarde, el observador pasó de nuevo cerca de Lincoln, aun en la misma posición. De repente, una luz ilumino su cara y Lincoln regresó a su oficina. Lincoln tenía la capacidad de sentarse a pensar en un problema bastante tiempo hasta el punto de dedicar su más completa concentración. Tenga paciencia a medida que crece ese músculo. Anote cuánto tiempo se puede enfocar. Permítase aumentar sus sesiones de soledad estructurada de forma gradual para que coincida con su capacidad.

También es posible reforzar ese músculo usando algo de su tiempo frente al volante o en el autobús para simplemente sentarse quieto y permitir que su mente se ordene y le presente ideas. Apague todos los dispositivos y deje que su mente se relaje y siga su propia agenda por un período fijo de tiempo. Pruebe con cinco minutos si es difícil, y luego aumente el tiempo a medida que descubre el valor creativo y terapéutico del silencio.

5. Analice un problema con una caminata. Si el ambiente de la oficina hace que sea difícil excluir las interrupciones, desarrolle un plan de caminatas. Analice un problema interesante e importante mientras da una caminata. Mover el cuerpo puede complementar la actividad mental. Y será menos probable que encuentre interrupciones mientras está en movimiento.

Usted no puede decidir para saber si su mundo impulsado por interrupciones le está influyendo. En su lugar, usted tiene dos opciones: tomar el control de estas distracciones o dejar que las controlen. Si usted permite que lo último ocurra, las interrupciones socavarán su rendimiento, aumentarán su estrés, y debilitarán su capacidad de prestar atención.

Pero no tiene por qué ser así. Si y cuando usted tome el control de las cosas que lo controlan, puede cosechar los beneficios de nuestro mundo siempre conectado sin muchos de los costos.

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