Tu bandeja de correo electrónico o tu calendario online dicen mucho de cómo gestionas tu jornada laboral. Ahora, las nuevas tecnologías son capaces de identificar qué tareas consumen más minutos.
Al final del día, mucha gente se pregunta qué le ha mantenido tan ocupada, a qué ha dedicado su jornada. Nuevas herramientas de análisis avanzado de datos están ayudando a los empleadores a responder a esa pregunta.
Desde hace mucho tiempo, se ha sospechado que era la sobrecarga de tareas -el email y las reuniones- la principal causa de pérdida de tiempo de un trabajador, pero nuevas técnicas que rastrean los encabezados de los correos electrónicos y los calendarios online de los empleados podrían ayudar a las compañías a detectar exactamente qué cuestiones roban una mayor cantidad de minutos a los trabajadores.
El resultado de las investigaciones ha generado alguna que otra sorpresa, apunta Joan Motsinger, vicepresidenta de estrategia de operaciones globales de Seagate Technology, una compañía californiana que ha estudiado cómo sus empleados utilizan su tiempo y trabajan juntos.
En Seagate, algunos grupos de trabajo descubrieron que estaban dedicando más de 20 horas a la semana a reuniones, según un análisis de 7.600 comunicaciones y actividades de los trabajadores realizado por VoloMetrix, en Seattle. Además, una consultora estaba generando casi 3,700 emails y consumiendo, al año, 8,000 horas de trabajo de 228 empleados de Seagate.
Desde entonces, esta empresa ha reducido el número de reuniones y disminuido sus interacciones con la consultora que demandaba tanto tiempo.
La información es anónima
El software de VoloMetrix extrae datos de los encabezados de emails y los calendarios online de los empleados para mostrar la frecuencia y la manera en que los grupos interactúan.
Elimina información identificadora para que los empleados solamente reciban datos agregados de un equipo, departamento o de la empresa en su conjunto, explica el presidente ejecutivo de VoloMetrix, Ryan Fuller.
Los trabajadores pueden ver reportes semanales confidenciales que muestran la cantidad de tiempo que dedicaron a emails o reuniones. También pueden recibir informes confidenciales sobre su “carga organizativa”, que compara la cantidad de reuniones que convocan y de emails que generan con la de sus colegas.
“Un pequeño grupo de personas realmente se sale de los límites”, dice Chantrelle Nielsen, directora de soluciones para el cliente en VoloMetrix.
Al estudiar más de 25 empresas, la empresa tecnológica ha hallado ejecutivos que consumen más de 400 horas a la semana del tiempo de sus colegas, “el equivalente a diez personas trabajando a tiempo completo durante una semana, solamente para leer el correo electrónico de un gerente y asistir a sus reuniones”, apunta.
En efecto, la sobrecarga recae directamente en el calendario de los subalternos. Un gerente intermedio en un estudio reciente de la consultora Bain & Co. y VoloMetrix descubrió que estaba dedicando ocho horas a la semana a reuniones a las que no necesitaba asistir o que nunca deberían haber sido convocadas.
Tras recibir asesoría de Bain para identificar actividades que desperdiciaban su tiempo, se percató de que estaba dedicando cuatro horas a la semana a leer emails innecesarios o responder mensajes que no requerían una respuesta. El gerente intermedio terminaba con sólo once horas en su semana laboral (de entre 40 y 48 horas) para trabajar en tareas centrales.
Evita los hábitos “trampa”
Los hábitos comunes que desperdician tiempo incluyen copiar a demasiadas personas en un correo electrónico o usar “responder a todos” en exceso. Otro error común es invitar a demasiada gente a las reuniones, anota Michael Mankins, principal autor del estudio y socio de Bain.
Algunos empleadores corrigen sus hábitos al ser informados de que les hacen perder tiempo a otras personas.
Otros reducen las reuniones o emails que causan pérdidas de tiempo al capacitar y requerir que sus empleados usen aplicaciones de gestión de proyectos, que normalmente almacenan la información en la nube, de modo que todos los compañeros involucrados puedan verla, actualizarla y hacer comentarios.
Este tipo de colaboración reduce la necesidad de enviar mensajes u organizar nuevas reuniones.
Bob Moore, director de ingeniería de software en InterMetro Industries, asegura que el tiempo que los empleados dedican a tareas como el email y las reuniones ha caído drásticamente desde la incorporación de una app de gestión de proyecto llamada AtTask. Otras aplicaciones son Daptiv, BaseCamp o Clarity.
Moore ayuda a los empleados a ser conscientes del tiempo que desperdician con ciertos hábitos. Cuando acudió a una reunión semanal de dos horas que un gerente organizaba con entre 12 y 15 empleados, notó que el 80% de los participantes estaba haciendo otras cosas en sus teléfonos.
“Era sumamente ineficiente”, expresa Moore. “Tienes que determinar si realmente tienen que estar allí”, le aconsejó al gerente.
“Te estoy ahorrando tiempo”
Con el email, muchos empleados dedican tiempo a escribir respuestas pues temen que no hacerlo puede ofender a sus colegas o que afectará a su trabajo. Mankins recomienda reducir lentamente las respuestas enviadas, explicándole a los compañeros: “Te estoy ahorrando tiempo”.
También Moore insta a limitar el número de correos. “No es inusual ver a vecinos de asiento enviándose emails y copiando a la mitad de la empresa”, apunta.
Esos emails con copia irritantes -que a menudo generan un tsunami de respuestas de “responder a todos”- son grandes derrochadores de tiempo. Los remitentes deberían evitar el uso de listas de distribución masivas en la medida posible.
Diario Expansión de España
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