¿Qué pasaría si nuevos hábitos pudieran aumentar dramáticamente su productividad?¿Qué pasa si usted destina una hora al día para leer, hacer ejercicio, o para pasar con su familia? En el libro “15 Secrets Successful People Know About Time Management”, que salió a la venta en 2015, el conferencista, experto en liderazgo y emprendedor Kevin Kruse entrevistó a siete multimillonarios, 13 atletas olímpicos y 239 empresarios quienes le confiaron las claves para no sentirse abrumados por la falta tiempo.
Entre los entrevistados se destacan: Richard Branson, fundador del conglomerado multinacional Virgin Group; Warren Buffett, director de Berkshire Hathaway y el tercer hombre con más dinero en el mundo; Nathan Blecharczyk, cofundador de la plataforma inmobiliaria Airbnb; Mike Cannon Brookes, cofundador de la firma de software Atlassian, entre otros. Kruse resumió en tips cómo lograr una correcta optimización del tiempo.
10 consejos para administrar de forma eficiente el tiempo
- Pensar en minutos, no en horas: la mayoría de las personas seccionan las actividades según horas y medias horas. Las verdaderamente productivas saben que cada día tiene 1440 minutos y que todos y cada uno de ellos cuentan.
- Luchar contra la postergación viajando en el tiempo: la gente productiva sabe adelantarse a sus auto-sabotajes futuros con realismo, y tratan de buscar soluciones.
- Revisar su correo electrónico pocas veces al día: las personas productivas no están constantemente actualizando su email, ni contestan a cada sonido que emite su teléfono móvil. En cambio, programan determinados momentos en el día para comprobar su bandeja de entrada de forma rápida.
- Seguir la fórmula “80/20”: conocido como el “Principio de Pareto”, en la mayoría de casos, el 80% de los resultados proceden de sólo el 20% de las actividades. Las personas productivas saben qué actividades conducen a los mejores resultados y se fijan en ellas ignorando el resto.
- Tocar las cosas una sola vez: si es algo que va a ocupar cinco o diez minutos, las personas productivas lo dejan hecho en ese momento, sin posponerlo para luego. Ello reduce el estrés ya que podrán eliminarlo de su mente, y es más eficaz desde el punto de vista del tiempo porque no tendrán que perder minutos para hacerlo después.
- Centrarse en una sóla cosa: las personas híper productivas saben reconocer su “Most Important Task” (tarea más importante) y trabajan en ella una o dos horas cada mañana, sin interrupciones.
- Siempre llegar a casa para cenar: siempre hay algo más que hacer, algo más que debería estar hecho, algo más que podría haberse hecho. Las personas productivas saben que no todo en la vida es trabajo, por eso distribuyen sus 1440 minutos en cada una de las áreas importantes: trabajo, pero también familia, ejercicio y hobbies.
- Evitar las reuniones: las reuniones suelen agotar el tiempo; empiezan tarde, reúnen a la gente equivocada, se vaga sin llegar al asunto central y se prolongan horas y horas. Las personas productivas evitan tener reuniones cada día y, sin son imprescindibles, se aseguran de que no se alarguen más allá de lo necesario.
- Delegar todo lo que se pueda: prescindir del “yo” lo máximo posible es lo que hacen las personas productivas, ya que es imposible estar en todas partes haciendo todo al mismo tiempo.
- Ser constantes en la rutina matutina: un buen desayuno, algo de ejercicio, leer el periódico. Esas son actividades que estas personas respetan y buscan no postergar.