Por: José Varela, Vicepresidente para Latinoamérica de Asuntos Corporativos y Gobierno.
En las últimas dos décadas, las empresas de diversos sectores a nivel global han lidiado con mayor frecuencia con factores externos, no controlables, que han puesto en riesgo su operación diaria. Ejemplo de ello han sido los desastres naturales, los fenómenos geológicos, la llegada de nuevas enfermedades, los ataques cibernéticos y los atentados terroristas, los cuales han hecho que las empresas comiencen a tener una cultura de prevención con la implementación de planes y estrategias de contingencia que aseguren la continuidad de sus negocios, aún en el escenario más adverso.
Hoy ya no es suficiente contar solo con capacidad de respuesta ante la crisis. Es imperativo que las empresas comiencen a implementar planes integrales que les permitan cubrir los ciclos completos de estas crisis, desde la respuesta ante la emergencia hasta la recuperación de los desastres. Es importante, también, que se tenga bien definido los procesos críticos para las semanas y meses siguientes a estos hechos.
Contar con un plan de continuidad, sin duda, ayudará a las empresas a reaccionar de una manera más rápida y efectiva ante interrupciones no esperadas, anticipando y mitigando la pérdida de ingresos, reputación y gastos de una crisis. De igual forma, no hay que olvidar que es un proceso continuo que deberá considerar la identificación de eventos naturales y los causados por el hombre para contrarrestar sus efectos y lograr un restablecimiento en la operación en el menor tiempo posible.
También es importante mencionar que la creación de un plan de continuidad que sea confiable para el equipo directivo y gerencial puede tomar hasta cinco años, esto si se destina recursos de tiempo completo para coordinar esfuerzos iniciales de evaluación de riesgos e identificación de procesos críticos para la operación. Algo que sin duda puede ayudar a acotar la curva de aprendizaje es el involucramiento de especialistas que tengan conocimiento sobre este tema, ya que su experiencia contribuirá a saber que funciona o no en la industria.
De igual forma, un buen plan requiere de una visión holística de la empresa que identifique los aspectos críticos de la misma, las partes móviles que contribuyen a su funcionamiento (personas, proveedores, sistemas, datos, redes e instalaciones), así como las audiencias de interés que pueden afectar o ser afectadas (colaboradores, clientes y reguladores), sin olvidar los elementos internos y externos que pueden retrasar el regreso de la operación (transporte, energía, comunicaciones e infraestructura). Una planeación efectiva, desde mi punto de vista, debe considerar los siguientes elementos:
- Debe contar con un programa de gestión y gobernanza, en donde las autoridades, roles y responsabilidades deben de estar definidos, incluidas las tomas de decisiones y las estructuras de comunicación.
- Debe identificar y priorizar las funciones críticas basadas en un análisis de impacto.
- Debe de establecer objetivos de tiempo de recuperación para los diferentes sistemas que existen dentro de la organización en función de las necesidades, así como una evaluación del tiempo que pueden estar fuera de operación.
- Debe de establecer soluciones alternativas para el regreso de funciones críticas para la operación.
En caso particular de 3M, como líder y mayor proveedor global de equipo de protección respiratoria, puedo decir que este aprendizaje lo adquirimos después de salir de la primera epidemia del siglo XXI – me refiero al SARS – donde nos dimos cuenta de que no contábamos con la capacidad suficiente para satisfacer la alta demanda que traía consigo esta contingencia. Esta situación nos hizo replantearnos varias cosas entre ellas planes y estrategias que garantizaran siempre nuestra operación y el suministro eficiente de nuestros productos.
Ahora, y ante el brote del virus Covid-19, declarado como pandemia por la Organización Mundial de la Salud, puedo decir que estamos mejor preparados. Hemos puesto en marcha un equipo de respuesta en crisis, el cual se encuentra trabajando de forma proactiva, coordinando planes y estrategias; pues al final lo más importantes es proteger y comunicar a las familias, a nuestros colaboradores y a la comunidad en general. Tenemos que dar nuestro mayor esfuerzo para sobrellevar crisis como ésta y estar listos para recuperar el negocio y nuestras actividades.