ProActivo

En el marco del Día Mundial del Reciclaje, establecido por la UNESCO desde 2005 con el fin de no olvidar el problema de la basura, la firma Contract Workplaces recuerda a las empresas que pueden poner en práctica una serie de pautas y estrategias tendientes a disminuir el uso del papel, lo que además promueve la información para los trabajadores móviles y remotos.

Juan Carlos Checa, Director de Contract Workplaces Perú, empresa dedicada a la conceptualización, diseño y habilitación de espacios de trabajo, recomienda tres estrategias para alcanzar el desafío de la oficina sin papeles, con lo que se incorpora dicha práctica sustentable dentro de la organización y se contribuye a reducir la huella ecológica.

  1. Tercerización de archivos: existen en el mercado empresas dedicadas al almacenamiento y la protección de documentación privada, que a su vez administran y custodian la información, liberando así a las oficinas de papeles y reduciendo los costos, principalmente de superficie y personal de archivo.
  2. Digitalización de documentos: las organizaciones necesitan encontrar sistemas digitales que, en reemplazo del papel, permitan una adecuada gestión de la información de modo tal que los datos se encuentren a disposición de una manera más rápida y organizada. Frente a un escenario que involucra una creciente fuerza de trabajo móvil, su implementación no sólo contribuye a hacer más accesible la información, sino que también favorece la colaboración de los equipos de trabajo que, de otra forma, se vería limitada o entorpecida por la imposibilidad de compartir documentos.
  3. Sistemas de gestión electrónica: el concepto de sistema para la gestión de archivos se asocia al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de la información de una organización en formato digital. Un sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED) permite guardar toda la información de una empresa organizándola a partir de una serie de estructuras clasificatorias, según sus necesidades y facilitando así su localización en forma precisa e inmediata.

Beneficios de trabajar sin papeles:

Un trabajador tarda un promedio de cuatro horas semanales buscando información perdida y quince minutos diarios en acomodar su área. “Una las ventajas de trabajar sin papeles es un mejor aprovechamiento de la jornada laboral, ya que la localización y búsqueda de documentos digitalizados se vuelve más eficiente”, asegura Checa.

Esta tendencia disminuye las posibilidades de que se pierdan documentos y posibilita que el acceso a los archivos se pueda controlar por niveles de seguridad preestablecidos. Asimismo, se registra una reducción de los gastos que la empresa dedica a los costos de impresión, papel y archivo.

Pero por sobre todo, incorporar ésta y otras prácticas sustentables dentro de una organización, es fundamental para reducir la huella ecológica y ser parte activa en el cuidado del medio ambiente.

DATOS de Contract Workplaces:

# Más de 20 años en el mercado.

# 9 oficinas regionales propias: Argentina, Bolivia, Chile, Uruguay, México, Perú, Colombia, Paraguay y Ecuador.

# Más de 300 profesionales especializados.

# Más de 1.150.000 metros cuadrados construidos

# Más de 1.200 obras entregadas.

Para mayores datos de Contract Workplaces pueden comunicarse con Fiorella Ferroggiaro al correo [email protected]